Для эффективной работы PR-специалист должен иметь в своем портфеле несколько видов обязательных документов. Все их можно разделить на две основные группы: внутренние и внешние документы. Рассмотрим каждую группу подробнее.

Внешние PR-документы

Внешние PR-документы необходимы пиарщику для коммуникаций с внешними аудиториями: СМИ, органы государственной власти, другие заинтересованные стороны. К ним относятся:

1. Пресс-релиз. Основным PR-документом во взаимодействии со СМИ является пресс-релиз. Его даже образно называют "рабочей лошадкой" Public Relations. Пресс-релизы остаются важнейшим PR-документом, который позволяет организации информировать СМИ о важных для нее событиях, достигая большей известности (паблисити). Есть мнение, что пресс-релиз умер, почему это не так, посмотрите здесь. Ну а как подготовить эффективный пресс-релиз, наши советы здесь.

2. Информационное письмо (backgrounder) - это информационный материал, представляющий необходимую информацию о профиле работы организации, ее продуктах и услугах, истории создания и развития и др. Эти материалы не несут характера новости и являются информационным продуктом, который становится хорошим дополнением к пресс-релизу, в случае если журналисту необходимы более подробные сведения. 

3. Фактическая справка (fact sheet)  содержит справочные данные об организации, ее товарах и услугах. Этот информационный материал занимает 1-2 страницы и используется в основном для сведений, содержащих большое количество финансовой и технической информации, графиков и таблиц. Обилие цифр, которое является излишним в пресс-релизе, находит должное место в фактической справке.

4. Биография руководителя компании - это основная информация о конкретном человеке. В процессе работы со СМИ PR-специалисты заранее готовтя биографии руководителей. Это предотвращает возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации. Биографии обязательно используются журналистами в случае возникновения информационного повода вокруг руководителей той или иной организации или государственного органа. К биографиям обычно прикладываются несколько фотографий в разной обстановке (на работе, на деловых переговорах, в домашней обстановке и др.)

Все эти документы могут быть использованы в отдельности или в составе медиа-кита. Как составлять медиа-кит (пресс-кит), мы рассказывали вот здесь.

Внутренние документы

Внутренние или корпоративные документы используются для коммуникаций с внутренней аудиторией: сотрудники и руководством компании.

Корпоративные газеты и журналы используются для коммуникации с сотрудниками компании, способствуют донесению точки зрения руководства до трудового коллектива, служит рупором менеджмента. Также в корпоративных изданиях публикуются зарисовки о лучших сотрудниках, репортажи с места работы и многое другое. Корпоративные издания способствуют формированию лояльности коллектива к компании.

Годовой отчет -  это не просто форма отчетности, которая отражает финансовое состояние и хозяйственную деятельность компании. Это также инструмент, повышающий привлекательность компании для инвесторов. Поэтому в отчете должны фигурировать не только бухгалтерские сведения (годовой финансовый отчет), но и аналитическая записка с рассмотрением ключевых стратегий по развитию компании. 

Информационная политика компании - это стратегический документ, который содержит описание форм и методов информирования всех сотрудников компании о ее текущем состоянии, поддержание корпоративной лояльности, регламентацию доступа различных сотрудников и подразделений к корпоративной информации (в том числе и представляющей коммерческую тайну), своевременное доведение приказов и распоряжений руководства. 

Презентации, пресс-кит, буклеты и проспекты - важная часть в процессе выстраивания системных коммуникаций со СМИ и партнерами. Поэтому уделите внимание созданию этих материалов, используя наши рекомендации.