Щомісячно представники вашої компанії відповідають на запитання журналістів, державних чиновників та інших аудиторій. Але, на жаль, мало хто замислюється про керування своїми відповідями.

З одного боку, це дає вам можливість підняти свій імідж та статус у галузі. Але з іншого боку, невміле керування відповідями може нанести шкоду компанії, й не тільки іміджеву, але й фінансову. Адже від вашої відповіді на телебаченні або в газеті, будуть залежати рішення інвесторів, партнерів, тощо.

Вміння керувати відповідями дозволить досягти наступних переваг:

• ви можете транслювати месседжи, які впливатимуть на аудиторію безпосередньо. Якщо ви кажете про зростання прибутку в компанії, залучення інвесторів та кредиторів, то вартість акцій вашої компанії з великою ймовірністю будуть збільшуватися;
• ви можете вирішити репутаційну кризу єдиним влучним виступом;
• вірні та повні відповіді на запитання журналістів можуть у декілька раз збільшити рівень довіри інвесторів до вашої компанії;
• ви можете зробити хайп навколо продукту, ще до його виходу. Пам'ятаєте про iPhone та PokemonGo? Вони стали популярними ще до офіційного релізу;
• тощо;

Як підготуватися до незручних питань

Як ви й ваші керівники можете найкращим чином впровадити ефективну методологію управління відповідями? В першу чергу мова йде про підготовку й практику. Чим частіше ви виступаєте перед публікою, тим кращими та впевнішими стають ваші відповіді. Також ви отримуєте навички ведення діалогу. Але починати практикуватися у публічних виступах краще з невеликої аудиторії.

Ось короткий чек-лист, як підготуватися до зустрічі з репортерами або публікою:

Крок 1. Запишіть список питань, які можуть виникнути, а потім розбийте їх на ті, що я називаю «кошиками питань».

Незалежно від того, наскільки заплутані ваші проблеми, ймовірно, не існує більше чотирьох або п'яти основних тем, з якими ви стикаєтеся в будь-якій ситуації питань і відповідей (якщо ви не можете зкоротити кількість, зверніться до фахівця з комунікацій, що має кваліфікацію в розробці повідомлень). Вирішіть, яка частина вашого повідомлення найкраще підходить до кожного кошика питань. 

Крок 2. Далі розсортуйте питання за трьома типами наступним чином:

• Питання, які ви очікуєте почути майже при кожній зустрічі. Ви повинні мати готові відповіді на них.
• Позитивні питання, які ви хочете почути. Запропонуйте ці питання журналістам, законодавцям або аудиторії заздалегідь, коли це можливо.
• Питання, які ви ніколи не хочете почути. Підготуйте відповіді на них також або ж будьте готові відмовитися від відповіді на це питання.

Успіх завдяки управлінню питаннями і відповідями

Давайте подивимося правді в очі. Ви не часто отримуєте можливість доставити ваше повідомлення "нефільтрованим" способом, тобто висловити думки напряму аудиторії. Так що позбавтеся від втомленого, неефективного способу відповіді на питання. Переведіть розмову більш на ваш бік. Управління вашими відповідями життєво важливо для вашої кар'єри і вашої організації.

Автор Ed Barks. Оригінал статті тут. Deadline допомагає